En tant que propriétaire d'une petite entreprise, les règles KYC (Know Your Customer, soit "connaître son client") peuvent sembler intimidantes. Cependant, elles deviennent de plus en plus importantes pour diverses petites et moyennes entreprises dans des secteurs tels que la banque, le commerce électronique, le courtage, les bourses (y compris les cryptomonnaies), les cabinets d'avocats, les prestataires de services aux entreprises, les prestataires de services de paiement et bien d'autres encore. Dans cet article, nous abordons la question de savoir ce qu'est le KYC, si votre entreprise doit le mettre en œuvre et les solutions proposées pour faciliter sa mise en œuvre.
Qu'est-ce que le KYC et pourquoi les propriétaires de petites entreprises devraient-ils s'y intéresser?
Le KYC est le processus qui consiste à vérifier l'identité de vos clients et à comprendre leurs activités commerciales afin d'évaluer les risques potentiels.
Il s'agit essentiellement de vérifier les antécédents d'une personne avant d'entrer en relation commerciale avec elle, principalement afin de prévenir la fraude, le blanchiment d'argent et les crimes financiers.
Examinons les statistiques relatives aux fraudes récentes :
Fraudes visant les petites entreprises à l'échelle mondiale : Bien que cela ne concerne pas spécifiquement la France, des études récentes indiquent que 31 % des petites entreprises ont été victimes de prêteurs frauduleux ou d'escroqueries lors du processus de prêt, et que les fraudes financières à l'encontre des petites entreprises ont augmenté de 70 % depuis le début de la pandémie.
Fraudes aux paiements et aux cartes bancaires : la France a enregistré 584,6 millions d'euros de fraudes aux paiements au premier trimestre 2024, dont 92 % étaient dues à des fraudes aux cartes bancaires, touchant à la fois les consommateurs et les entreprises.
Impact sur les entreprises : 45 % des entreprises françaises ont signalé une augmentation des fraudes par rapport à l'année précédente, selon une enquête LexisNexis réalisée en 2023/2024.
Sous-déclaration : il est largement reconnu que de nombreux cas de fraude, en particulier ceux visant les petites entreprises, ne sont pas signalés.
Ces statistiques et ces chiffres montrent qu'il est essentiel pour les petites entreprises de se protéger contre toute forme de fraude, c'est pourquoi le processus KYC devient un élément important du processus.
Mon entreprise doit-elle mettre en place un processus KYC ?
Les propriétaires de petites et moyennes entreprises pensent souvent que le KYC n'est requis que par les grandes banques ou les institutions financières, ce qui n'est pas vrai.
Votre entreprise a besoin du KYC si elle opère dans l'un des secteurs énumérés ci-dessous :
Institutions financières et prestataires de services de paiement
Plateformes de jeux d'argent et de jeux en ligne
Courtiers et bourses (y compris les cryptomonnaies)
Cabinets d'avocats et prestataires de services aux entreprises
Plateformes de commerce électronique traitant des transactions ou prêtant du matériel
Secteur du logement et de la location (Airbnb, chambres d'hôtes)
Processus de recrutement
Marchands d'art, antiquités et métaux précieux.
Secteurs non réglementés où votre client est une personne politiquement exposée.
En outre, toute entreprise où des fonds sont déposés, retirés, stockés, négociés ou échangés et qui ne figure pas dans la liste ci-dessus.
Exigences légales en matière de KYC en France (Union européenne) :
En vertu du code monétaire et financier français (articles L561-1 à L561-50), les banques, les établissements de paiement, les entreprises d'investissement, les compagnies d'assurance, les prestataires de services de crypto-actifs et certains professionnels tels que les avocats, les notaires, les comptables, les agents immobiliers et les marchands d'art, d'antiquités et de métaux précieux sont légalement tenus de suivre une procédure KYC, qu'il s'agisse d'entreprises ou de particuliers. Cette liste n'est pas exhaustive et il est recommandé de consulter l'article pour vérifier si votre entreprise est soumise à l'obligation de KYC.
Mise en œuvre du KYC pour les propriétaires de petites et moyennes entreprises :
Les petites et moyennes entreprises doivent mettre en œuvre une approche différenciée, basée sur les risques, plutôt que d'appliquer des procédures intensives à tous leurs clients.
Commencez par classer vos clients en trois catégories : risque faible, risque moyen et risque élevé.
Appliquez ensuite une vérification de base pour les clients à faible risque.
Mettez en œuvre des procédures renforcées pour les particuliers ou les entreprises à haut risque.
Documents requis pour effectuer le KYC pour les clients particuliers :
Pièce d'identité (passeport, permis de conduire, carte d'électeur ou carte d'identité de fonctionnaire)
Justificatif de domicile (factures de services publics, relevés bancaires ou avis d'imposition foncière datant de moins de 3 mois)
Documents de vérification supplémentaires requis par votre évaluation des risques
Documents requis pour effectuer le KYC pour les clients professionnels :
Certificats d'enregistrement d'entreprise
Numéros d'identification fiscale
Statuts constitutifs ou accords de partenariat
Documents relatifs à la propriété effective
Informations sur les signataires autorisés
Solutions technologiques pour le KYC :
Le KYC n'est pas une opération ponctuelle, il nécessite une attention constante. La surveillance continue implique d'examiner régulièrement les comptes et les transactions des clients afin d'identifier toute activité inhabituelle ou suspecte. Cette étape vous aide à rester informé des changements dans le comportement des clients et garantit une conformité continue tout au long de la relation commerciale.
Les dernières avancées technologiques ont rendu la conformité KYC accessible et abordable pour les entreprises, rendant ainsi l'eKYC, la version numérique, attrayante pour de nombreux secteurs. Elles vous aident également à rester à jour avec les dernières exigences légales tout en introduisant une vérification d'identité robuste et en améliorant l'expérience d'intégration des clients.
Nous recommandons d'utiliser ID Check pour une mise en œuvre rapide, abordable et facile à comprendre de l'eKYC. Étant donné que les petites et moyennes entreprises n'ont pas besoin de dépenser des sommes importantes pour atteindre une conformité efficace, nos plans tarifaires sont proposés en tenant compte des entreprises de tous niveaux.
ID Check par SaaS production offre :
Une vérification des documents basée sur l'IA, avec une tarification transparente et abordable - des forfaits à partir de 2 $ par vérification.
Des solutions d'intégration numériques qui réduisent le temps de traitement manuel jusqu'à 70 %.
Des systèmes d'identité basés sur la blockchain qui éliminent les processus de vérification redondants.
Des systèmes de vérification basés sur des API qui s'intègrent aux processus commerciaux existants.
Une vérification KYC hybride pour les secteurs réglementés complexes.
Personnalisation en fonction des besoins du client.
Surveillance AML (système anti blanchiment d'argent) et PEP (personnes exposées politiquement).
Intégration Hubspot et tierce partie (outils no code/low code possibles via API et webhooks).
ID Check promet de remédier aux erreurs des utilisateurs finaux telles que :
Erreurs des utilisateurs finaux pouvant compromettre le processus.
Soumission de photos de documents floues ou peu claires.
Fourniture d'images retouchées ou modifiées.
Utilisation de copies numérisées au lieu de photos de documents originaux.
Téléchargement de types de documents incorrects pour les exigences de vérification.
Il est également conseillé aux entreprises de rester vigilantes et de signaler toute transaction suspecte à TRACFIN afin de se conformer aux exigences légales et de contribuer à un écosystème commercial plus sûr.
En conclusion, la mise en œuvre d'un processus KYC robuste n'est pas seulement une exigence réglementaire, mais un mécanisme de défense crucial contre la fraude et la cybercriminalité, en particulier à l'ère actuelle où les transactions en ligne sont fréquentes. Les pratiques KYC constituent donc un investissement essentiel dans la sécurité et l'avenir de votre entreprise afin de soutenir sa croissance et sa confiance.
Sources
